Автоматизация работы малого бизнеса - 5 шагов к успеху
Facebook Instagram LinkedIn info@udata.by Telegram Viber +375 (29) 112-19-12

Автоматизация в малом бизнесе: 5 шагов для начала

Автоматизация в малом бизнесе: 5 шагов для начала

Цель автоматизации – упрощение работы руководителей и сотрудников компании.

А за упрощением неизбежно следует повышение эффективности. Здесь все просто. Нет нужды тратить ценный временной ресурс и силы на ежедневную рутину и на повторяющиеся из дня в день задачи, которые могли бы решаться в автоматическом режиме. А ведь всем известно, что время – деньги. 

Для малого бизнеса оптимизация деятельности особенно актуальна. Ведь директор здесь зачастую еще и менеджер, а также бухгалтер и маркетолог. С чего начать автоматизацию в небольшой компании, чтобы получить максимум выгоды от внедрения программного продукта? Ответы – в нашем материале. 

Приступая к выбору программного комплекса, многим предпринимателям сложно определиться с областями задач, которые нужно автоматизировать. В любой компании есть перечень работ, которые можно осуществлять в автоматическом режиме, без привлечения человека. Существенно упростить работу и увеличить прибыль компании помогут 5 шагов.

Шаг 1. Начинаем с повторяющихся действий

Если провести анализ, можно выделить ряд действий, которые руководители или сотрудники совершают изо дня в день. Чаще всего они действуют по шаблону. Однако время и силы такая работа неизбежно отнимает. Без участия человека могут осуществляться следующие операции:

- аудит

- отправка рассылок

- создание отчетов

- подготовка бухгалтерских документов

Программный комплекс будет решать такие задачи в автоматическом режиме, что позволит компании сэкономить временной ресурс, а предпринимателю уделить внимание более важным делам.

Шаг 2. Переводим несложные операции в автоматический режим

Чтобы оценить эффект от автоматизации, начните с простых процессов. Как правило, перевести в автоматический режим можно многие задачи из сферы маркетинга. Подписываясь на рассылку – клиент получает предложение о сотрудничестве. После первого заказа ему высылается скидочный купон на следующую покупку.

Легко настраиваются также напоминания менеджеру о незакрытой задаче, функции распределения задач между сотрудниками, автоматического уведомления об оплате клиентом счета и т.д.

При таком подходе операции в компании выполняются быстрее. Сводятся к минимуму излишние согласования и уточнения.

Шаг 3. Автоматизируем составление отчетов

Наша практика показывает, что быстрый и ощутимый эффект дает формирование в компании системы управленческих отчетов. Руководителю удобно получать сводки данных в автоматическом режиме в одно и то же время. К примеру, утром на рабочем столе своего компьютера.

Статистика за определенный период, изменение показателей, движение денег, баланс – все эти данные всегда доступны, нет нужды их искать или тратить время на сбор информации.

Точно составленные отчеты помогают директору компании принимать верные управленческие решения.

Шаг 4. Убираем рутину

Руководителю малого бизнеса приходится работать очень усердно, одновременно выполняя задачи специалистов различных профилей. Доверьте ежедневную рутину программе! Ручное выполнение простых задач, зачастую с ошибками и промедлением, заставляет постоянно отвлекаться и переключаться, не позволяя сконцентрироваться на действительно важных функциях.

После автоматизации ежедневных задач можно переходить к настройке автоматического режима для еженедельных действий. И так далее.

Простой пример. Для менеджера по продажам программный комплекс за считаные секунды способен сформировать на 80 процентов готовый шаблон заказа. Полчаса на корректировку формы – и заказ готов. Нет нужды тратить рабочие дни на ожидание информации со склада, ручной сбор данных, внесение информации или подписание документов. Освобожденное автоматизацией время сотрудник может потратить на анализ рынка и поиск новых клиентов для компании.

Шаг 5. Думаем с учетом перспективы

Автоматизация способна избавить предпринимателя от лишних действий. Объем многих из них будет лишь увеличиваться с ростом бизнеса.

К примеру, сегодня вам не составит труда проанализировать цены конкурентов. Ведь товарных позиций в списке вашего магазина немного. Скажем, пятьдесят. А если через год их будет триста или пятьсот? С развитием компании многие функции уже не получится осуществлять вручную. Пускай такими процессами займется программа. Вы сможете своевременно получать оперативную информацию и аналитику. При этом будете освобождены от рутинных и трудозатратных действий, а также от ошибок и неточностей, связанных с человеческим фактором.

Оставить заявку на получение консультации